Gestion administrative
Comme énoncé à plusieurs reprises, absolument tout ce qui concerne l’administration passe désormais par le numérique. Il va sans dire qu'Excel (ou autres tableurs) est très souvent utilisé. Quelques documents sont conservés sous format papier mais cela reste très rare. Tout est numérisé au risque de voir les données se perdre ou consulté mais pas gardé comme les photocopies du carnet de santé.
Gestion financière
L’OGEC devrait normalement être autonome en ce qui concerne l’achat de nouveaux outils, maintenance etc… Les écoles sont souvent assez restreintes niveau budget de manière générale, il y a donc des priorités à établir chaque année ce qui influe sur le budget équipement. Une partie du prix de l’inscription d’un élève peut donc se voir utilisée ici. Il existe bien des subventions qui pourraient être négociées mais tout est assez flou et confus et les chefs d’établissements sont peu informés à ce propos surtout depuis que quelques changements sont survenus (c’est maintenant la communauté de commune qui s’occupe de cela) et ont bouleversés le fonctionnement établi jusque là.
Information des familles
Afin d’informer les familles de ce qui se passe au sein des classes et de l’établissement de manière générale, il existe un site web mis à jour quotidiennement par le chef-d’établissement ainsi qu’une page Facebook. On retrouvera par exemple sur la page Facebook tous les documents collés dans le cahier de liaison et donc à destination des parents ou responsables légaux des enfants. Ces outils numériques sont bien sûr signalés aux parents dans le dossier d’inscription ainsi qu’en début d’année. Ils sont majoritairement appréciés aussi bien du côté de l’équipe éducative (les « likes » et les « partages » permettent de savoir de manière instantanée qui a vu ou non l’information relayée) que du côté des parents (regardent plus régulièrement Facebook que le cahier de liaison, il arrive que certains parents ont lu l’information sur Facebook mais ne pensent pas à signer le cahier). Certains parents apprécieraient certainement plus de photos personnelles sur Facebook mais on fini par manquer de temps sans compter que les enfants seraient alors exposés aux yeux de tous. Un autre avantage souligné par le chef d’établissement est que le partage d’évènement sur Facebook permet aussi d’étendre ses réseaux. On peut toucher plus de personnes, de plusieurs horizons.
Cependant, les enseignants ont conscience que certaines familles ne disposent pas d’ordinateur chez eux d’où la nécessité du cahier de liaison, communication verbale et des panneaux d’affichages (sur l’entrée principale de l’école ainsi que sur des panneaux au sein de l’école divisés en catégorie).
D’autre part, il existe un journal de l’école (3 exemplaires dans l’année) mais uniquement en format papier pour le moment bien que des demandes numériques ont été faites. La seule raison de la conservation du format papier est que le chef d’établissement préfère lire directement sur papier que sur écran ce type de document mais il n’est pas exclu que cela évolue.
Gestion de l’information
Au sein de l’équipe pédagogique et éducative, la communication se fait essentiellement de manière orale et par mails (téléphone en cas d’urgences). A contrario, très peu de mails sont échangés avec les familles (sauf cas particulier). Dans tous les cas, aucun envoi groupé n’est réalisé. On favorise toutefois le carnet de liaison par respect des familles qui n’ont pas de connexion internet.
De manière générale on favorisera également le relationnel et la communication verbale étant donné qu’on a la chance de voir toutes les familles (ou presque) tous les jours. L’avantage du mail est qu’il reste trace de ce qui a été dit si un quelconque conflit survient.
Pour ce qui est des mails entre collègues, une question à se poser concerne à établir un « pacte de connexion » c’est-à-dire à partir de quel délai on considère qu’un enseignant doit avoir pris connaissance de l’information. Une confirmation de lecture est difficilement concevable puisque tous ces mails viendraient polluer la boite de réception et demandraient également du travail supplémentaire au chef d’établissement. Il faut savoir que certains verront le mail après quelques minutes ou heures alors que d’autres mettront plusieurs jours ce qui peut devenir gênant. Une bonne communication au sein des différentes équipes permet d’y palier. Toutefois je m’interroge au sujet de ce pacte. Cela semble logique et faire partie du métier de l’enseignant que de se tenir au courant et d’être disponible quand cela est requis. Toutefois, n’est-ce pas non plus inciter les individus à être encore plus dépendants du numérique qu’ils ne le sont déjà en exigeant d’eux qu’ils consultent presque toutes les minutes leurs boites mails pour ne pas être à l’amende ?
Communication externe
L’établissement rural observé n’effectue aucune journée porte ouverte puisque leur quota d’inscriptions est déjà atteint avant la période de janvier-février. Il n’y a également aucun besoin de plaquettes, le bouche à oreille, la page Facebook (excellente vitrine) et la création d’une page Google qui permet un bon référencement de l’école sont suffisants. Toutefois des plaquettes ont déjà été crées et distribuées en mairie lors des changements de locaux de l’école pour informer et sensibiliser les familles. Si le besoin se représentait à nouveau, une idée de projet pourrait justement être de les faire créer par les élèves afin d’en rentabiliser le coût. La presse est également un moyen utilisé de temps à autre car contrairement à ce que l’on pourrait croire, beaucoup de gens continuent de lire les journaux. C’est donc un excellent moyen de visibilité. Le risque reste la déformation d’information en passant par un intermédiaire.
La diffusion d’information et la communication établie au sein d’un établissement est vraiment propre à un chef d’établissement. Ce dernier a le pouvoir d’établir la relation qu’il souhaite avec les divers acteurs de l’école. Ici, l’accumulation de moyens de transmission d’informations demande du temps et de la régularité. On habitue les gens à un système et ces derniers n’oublieront pas de nous faire remarquer que telle ou telle information n’avait pas été spécifiée.
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